Administrasi Desa

ADMINISTRASI DESA

I.  PENDAHULUAN

A.  LATAR BELAKANG

Dengan diundangkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, telah membawa perubahan yang mendasar dalam sistem dan struktur Pemerintahan Daerah serta membawa dampak yang sangat luas bagi penyelenggaraan pemerintahan, perencanaan pembangunan, pengelolaan keuangan dan sistem penganggaran dalam menunjang penyelenggaraan pemerintahan di Daerah, khususnya pada tingkat Pemerintahan Desa.Untuk meningkatkan manajemen Pemerintahan Desa perlu dilakukan penataan administrasi  agar lebih effektif dan effisien, penataan administrasi merupakan pencatatan data dan informasi dalam mendukung penyelenggaraan Pemerintahan Desa, maka perlu dilakukan langkah penyempurnaan terhadap pelaksanaan administrasi 

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1.    Maksud

Untuk menata kembali pelaksanaan Adiministrasi Desa agar dapat digunakan bagi Aparat pemerintah Desa sehingga dapat bekerja lebih baik dalam menyelenggrakan Administrasi Desa yang semakin luas dan effektif sejalan dengan dinamika yang berkembang dalam masyarakat.

2.  TUJUAN   

Sebagai Pedoman bagi aparat Pemerintah Desa dalam melakukan kegiatan pencatatan penyelenggaraan Pemerintahan Desa.

C.   PENGERTIAN

1.    Administrasi Desa adalah keseluruhan proses kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dengan memanfaatkan kemampuan Aparat Desa serta segala sumber yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan yaitu terwujudnya peningkatan partisipasi dalam pemerintahan dan pembangunan serta penyelenggaraan administrasi yang makin meluas dan efektif.

2.    Administrasi Umum adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan Pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Umum di Desa .

3.    Administrasi Penduduk adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penduduk pada Buku Administrasi Penduduk di Desa.

4.    Administrasi Keuangan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan Keuangan Desa pada Buku Adminitrasi Keuangan di Desa .

5.    Administrasi Pembangunan  adalah kegiatan pencatatan data dan informasi pembangunan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan pada Buku Administrasi Pembangunan  di Desa

II.    TEKNIS PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI DESA

A.  Peranan Pencatatan Data DAN Jenis Administrasi Desa

            a.    Peranan Pencatatan Data

Peranan Pencatatan Data dilakukan untuk :

1)     Pengelolaan administrasi pada semua tingkatan organisasi termasuk organisasi Pemerintahan Desa dan Kelurahan merupakan suatu tuntutan yang sangat diperlukan, karena dengan terbentuknya administasi yang baik di bidang pemerintahan, pembangunan maupun kemasyarakatan dengan kata lain bahwa suatu kegiatan pemerintahan pada tingkat Desa akan berhasil dengan baik apabila didukung oleh suatu sistem adminitrasi yang tertib dan teratur.

2)        Sistem pengelolaan administrasi Pemerintahan Desa diarahkan kepada suatu pencatatan data melalui Buku-buku Administrasi Desa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang dicatat secara tertib dan teratur berdasarkan kegiatan-kegiatan setiap harinya sehingga diharapkan akan selalu tersedia data yang diperlukan dalam berbagai hal.

3)        Dengan semakin meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan dari tahun ke tahun, maka keadaan demikian itu menuntut pula pengembangan sistem administrasi terutama di tingkat Desa khususnya dalam upaya mewujudkan Desa yang mampu berfungsi sebagai sumber data dan informasi bagi semua kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan secara nasional.

4)        Penyelenggaraan pemerintahan desa yang merupakan subsistem dari sistem penyelenggaraan pemerintahan menjadikan desa sebagai tumpuan dan ujung tombak dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan sekaligus sumber data dan informasi dalam penentuan berbagai kebijaksanaan pemerintahan secara nasional. Dalam posisi seperti ini salah satu faktor yang menentukan keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan desa adalah terwujudnya penyelenggaraan sistem administrasi pemerintahan desa yang berdaya guna dan berhasil guna. Dengan semakin meningkatnya penyelenggaraan administrasi pemerintahan pada tingkat desa semakin penting artinya dalam upaya mewujudkan otonomi desa yang kuat sebagaimana diharapkan oleh UU No. 32 tahun 2004 dan sekaligus mendukung otonomi daerah. 

5)        Ketertiban dalam penyelenggaraan administrasi pada tingkat Desa merupakan salah satu bukti keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan secara keseluruhan. Telah menjadi kenyataan bahwa Desa dalam kedudukannya sebagai sumber data dan informasi bagi segala kegiatan pemerintahan dan pembangunan mempunyai peranan yang sangat menentukan karena keberhasilan terhadap pelaksanaan berbagai program pemerintahan dan pembangunan pada semua tingkatan sangat tergantung kepada penyusunan perencanaan yang berpangkal pada data dan informasi yang akurat. 
6)        Pelaksanaan pencatatan data pada Buku Administrasi Pemerintahan Desa dikelompokkan  menjadi 6 jenis Buku Administrasi Desa.

b.  Jenis Administrasi Desa 
Jenis  Administrasi Desa terdiri dari 6 jenis yaitu:

a.     Administrasi Umum;
b.     Administrasi Penduduk;
c.      Administrasi Keuangan;
d.     Administrasi Pembangunan;
e.     Administrasi Badan Permusyawaratan Desa; f.      Administrasi Lainnya; 
III.  MODEL BUKU ADMINISTRASI DESA 
1.  BUKU ADMINISTRASI UMUM
a.  Model A.1    :  Buku Data Peraturan Desa
b.  Model A.2   :  Buku Data Keputusan Kepala Desa
c.  Model A.3    :  Buku Data Inventaris Desa
d.  Model A.4   :  Buku Data Aparat Pemerintah Desa
e.  Model A.5    :  Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas Desa
f.  Model A.6    :  Buku Data Tanah Desa
g.  Model A.7   :  Buku Agenda
h.  Model A.8   :  Buku Ekspedisi

2.  BUKU ADMINISTRASI PENDUDUK
a.  Model B.1    :  Buku Data Induk Penduduk
b.  Model B.2    :  Buku Data Mutasi Penduduk
c.  Model B.3    :  Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan
d.  Model B.4    :  Buku Data Penduduk Sementara

3.  BUKU ADMINISTRASI KEUANGAN DESA
a.  Model C.1.a :  Buku Anggaran Penerimaan
b.  Model C.1.b :  Buku Anggaran Pengeluaran Rutin
c.  Model C.1.c :  Buku Anggaran Pengeluaran Pembangunan
d.  Model C.2   :  Buku Kas Umum
e.  Model C.3.a :  Buku Kas Pembantu Penerimaan
f.   Model C.3.b :  Buku Kas Pembantu Pengeluaran Rutin
g.  Model C.3.c :  Buku Kas Pembantu Pengeluaran Pembangunan

4.  BUKU ADMINISTRASI Pembangunan 
a.  Model D.1.  :  Buku Rencana Pembangunan
b.  Model D.2.  :  Buku Kegiatan Pembangunan
c.  Model D.3    :  Buku Inventaris Proyek
d.  Model D.4   :  Buku Kader-Kader Pembangunan

5.  BUKU ADMINISTRASI Badan permusyawaratan desa 
a.  Model E.1.   :  Buku Data Anggota BPD
b.  Model E.2.   :  Buku Data Keputusan BPD
c.  Model E.3    :  Buku Data Kegiatan BPD
d.  Model E.4.a :  Buku Agenda BPD
e.  Model E.4.b :  Buku Ekspedisi BPD

6.  BUKU ADMINISTRASI lainnya 
a.  Model F.1    :  Buku Data Pengurus Dan Anggota Lembag
Kemasyarakata
b.  Model F.2    :  Buku Register
c.  Model F.3    :  Buku Profil Desa